Dokumentenmanagementsystem 2022: ein digitales Archiv schafft Ordnung

Dokumentenmanagementsystem 2022: ein digitales Archiv schafft Ordnung

Daten sind heute ein wesentlicher Bestandteil florierender Unternehmen, die sich immer weiter in den digitalen Raum vorwagen. Unternehmen müssen mit Unmengen von Daten umgehen, die alle zu Dokumenten zusammengefasst und in sicheren Datenbanken gespeichert werden müssen.

Die Menge an Daten, die regelmäßig zu Dokumenten verarbeitet wird, ist enorm und dafür gibt unzählige hervorragende Optionen. Die Beste und Effektivste ist ein System für Dokumentenmanagement, kurz DMS.

DMS eine spürbare Erleichterung der täglichen Arbeitsabläufe

Für viele Unternehmen bedeutet der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) eine spürbare Erleichterung der alltäglichen Arbeitsabläufe plus einer wertvollen Unterstützung in Hinsicht auf die Verwaltung der digitalen Dokumente.

Von den Unternehmen jeder Branche werden riesige Mengen an Dokumenten in digitaler Form verarbeitet, ABER auf Papier. Büroangestellte verbrauchen durchschnittlich unglaubliche 10.000 Blätter Papier pro Jahr. Das bedeutet, dass in mittelständischen und großen Unternehmen mit 100 oder sogar 500 Mitarbeitern unvorstellbare Mengen an Dokumenten firmenintern bewegt werden.

Erfolgt die Erfassung, Archivierung, der Zugriff und die Verwaltung von Dokumenten schnell und effizient, arbeiten Unternehmen in der Regel am besten. Es kommt nicht zu umständlichen Workflows, Schwierigkeiten bei der Suche nach Informationen und der Angst vor Datenverlust.

Vielen Unternehmen geht es genauso und sicherlich wurde die Ineffizienz des Managements von Papierdokumenten sowie der mühsamen manuellen Abläufe bereits erkannt. Klar ist, dass dies sich negativ auf die Produktivität auswirkt. Dem Firmeninhaber oder der Geschäftsleitung ist möglicherweise bereits bekannt, dass es eine andere Lösung gibt, um Dokumente effektiv zu bearbeiten und zu verwalten.

Sollte das (nicht) der Fall sein, dann ist es an der Zeit, sich über die Aufgaben des Dokumentenmanagements und dessen Vorteile zu informieren.

Was ist ein Dokumentenmanagement-System?

Dokumentenmanagement, kurz DMS ist den Unternehmen dabei behilflich, Papierdokumente und digitale Dateien in einem zentralen Dokumentenarchiv zu speichern. Durch die Integration von DMS ist es Betrieben möglich, Dokumente zu erfassen, diese zu speichern und zurückzuverfolgen. Die Unternehmen, in denen die Abläufe mit einem Dokumentenmanagement umstellen möchten, sollten sicherstellen, dass alle Mitarbeiter dahinter stehen und an einem Strang ziehen. Denn nur dann ist es möglich, die Vorteile der digitalen Arbeit zu erkennen, und die Umstellung wird erfolgreich sein.

Die Weichen für die digitale Zukunft stellen

Es gibt eine Vielzahl von Gründen, sich für eine effektive DMS zu entscheiden. Hier einmal die Wichtigsten:

Mehr Effizienz und Transparenz

Unstrukturierte Ablagen und große Archive machen es den Mitarbeitern schwer, ein Dokument zu finden. Durchschnittlich benötigt ein Mitarbeiter 18 Minuten dafür. Mit einem digitalen DMS kommt es zu einer Zeiteinsparung, da das Suchen nach Unterlagen und Papierdokumenten entfällt. Mitarbeiter erhalten direkten Zugriff auf die erforderlichen Dokumente und Akten – es besteht ein schneller Informationszugriff. Der Erfolg des Unternehmens wird durch digitale Prozessabläufe und transparente Bearbeitung von Belegen gesteigert.

Zeit, Platz und Geld einsparen

Das Papieraufkommen steigt in einem Unternehmen durchschnittlicher Größe jährlich um 22 Prozent. Somit verdoppelt sich das Papierarchiv alle 3,3 Jahre. Mit den wachsenden Papierbergen, kommt es zu Mehrfach-Kopien von Dokumenten, unzähligen Ordnern mit Akten und Archiv-Schränken – das kostet nicht nur Geld, sondern auch Zeit und Platz. Kopien und Belegausdrucke sind durch ein digitales Dokumentenmanagementsystem nicht mehr notwendig, womit zusätzlich Platz und Personal eingespart wird.

Datensicherheit & Compliance

Es werden Geldbußen bis zu 10.000.000 Euro oder bis zu zwei Prozent des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes eines Unternehmens bei Verstößen gegen die neue Datenschutzverordnung verhängt. Mit einem DMS können Unternehmen den Zugriff auf sensible Informationen kontrollieren und verlässliche Sicherheitsstrukturen einführen.

Die Sicherung der Existenz

Innerhalb von drei Wochen müssten sieben von zehn Betriebe Insolvenz anmelden, wenn es zu einer Naturkatastrophe käme und die papierbasierten Unterlagen zerstört würden. Bei der Digitalisierung der Geschäftsabläufe handelt es sich um einen innovativen Schritt – auch in Hinsicht auf den Fortbestand des Unternehmens bei einer Katastrophe wie einem Brand oder Hochwasser. Die Replikation und Speicherung der Daten außerhalb des Unternehmens wird der Fortbestand gesichert.

Weltweite Verfügbarkeit & zentrale Datenspeicherung

Fakt ist, dass durchschnittlich bis zu fünf Prozent der Unterlagen in den Betrieben verloren gehen oder in einer falschen Ablage landen. Die Folge ist ein langes Suchen und schlimmstenfalls kommt es zu einem Datenverlust. Alle Informationen und Dokumente werden mithilfe eines DMS in einem zentralen Archiv abgelegt. Im Anschluss besteht die Möglichkeit, von jedem Gerät und von jedem Ort aus auf diese zuzugreifen. Vor allem für standortübergreifendes und mobiles Arbeiten ist die digitale Archivierung von großen Vorteil.

Fazit: Dokumentenmanagement – eine Investition, die sich auszahlt

Zu guter Letzt kann nur eines gesagt werden: Wird ein Dokumentenmanagement richtig eingesetzt, dann können Unternehmen viel Zeit und Geld sparen. In der Vergangenheit wurde dies bereits durch zahlreiche Studien bewiesen.

Ein Großteil der Zeit- und Geldfresser wie Druck-, Material- und Raumkosten entfallen, aber auch Arbeitszeit wird eingespart und die Mehrkosten aufgrund mangelhafter Workflows entfallen. Kurz gesagt, Unternehmen können an vielen Stellen spürbar Kosten senken. Sicherlich ist die Einführung einer DMS mit einer Investition verbunden, sprich es fallen Ausgaben an. Doch um die Wirtschaftlichkeit zu erkennen, sollte nicht nur der quantitative Nutzen betrachtet werden, sondern auch der qualitative Nutzen.

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