Noch immer sind viele Branchen auf Papier angewiesen: im Vertrieb, Personalwesen, in der Immobilienwirtschaft und vielen anderen Bereichen. Damit eine Rechtsverbindlichkeit sichergestellt ist, wird ein unterschriebener Vertrag benötigt. Allerdings setzen sich die papierlosen Büros immer weiter durch und die E-Mails, in denen Verträge und andere Dokumente versendet werden, ersetzen den herkömmlichen Versand per Post. Diese Unterlagen werden digital signiert, wobei es allerdings einiges zu beachten gibt.
E-Mails ersetzen den herkömmlichen Postweg
Es ist nicht zu verleugnen, dass E-Commerce und E-Government unaufhaltsam auf dem Vormarsch sind. Heute landet einfach alles im E-Mail-Postfach: vom Kreditantrag bis hin zu den Unterlagen für den nächsten Urlaub. Allerdings hat die gute alte handschriftliche Unterschrift noch lang nicht ausgedient – zumindest nicht überall. Wer ein Dokument digital unterzeichnen möchte, der kann dies ohne Problem tun..
Damit eine elektronische Signatur letztendlich rechtsverbindlich ist und unanfechtbar wird, ist es notwendig, dass diese unterschiedlichen Anforderungen entspricht:
- Sie muss unverwechselbar sein und
- sie muss dafür stehen, dass von der unterzeichnenden Person eine Absichtserklärung abgegeben wurde.
Aus diesem Grund ist es nicht ausreichend, dass die eigene Unterschrift lediglich eingescannt wird und als gespeichertes Bild in das digitale Dokument eingefügt wird. Zu begründen ist dies damit, dass durch diese Vorgehensweise keine Möglichkeit besteht, Original und Kopie zu unterscheiden. Zudem gibt es noch ein Problem bei dieser Vorgehensweise. Kommt ein unbefugter in den Besitz der Bilddatei, kann er willkürlich damit Dokumente unterzeichnen.
Das bedeutet, dass jeder der sich für eine elektronische Unterschrift entscheidet, dafür sorgen muss, dass diese fälschungssicher ist. Darüber hinaus gilt, dass diese langfristig überprüfbar ist.
Dokumente elektronisch signieren – Verträge einfach abschließen
Die genauen Anforderungen die an eine elektronische Signatur gestellt werden, sind in der eIDAS-Verordnung (Electronic Identification And Trust Services) genau geregelt. Durch diese Verordnung soll eine einheitliche Regelung für digitale Transaktionen in der EU geschaffen werden. Dabei wird zwischen drei Arten unterschieden.
Jede dieser Unterschriften sind für verschiedene digitale Transaktionen einsetzbar und zugelassen.
- Die einfache Signatur: Sie ist die niedrigste Stufe und dient dazu, dem anderen zu zeigen, wer die E-Mail abgesendet hat. Einsetzbar ist diese zum Versand von bspw. Genehmigung von Urlaub oder der Reisekostenabrechnung. Hier ist es bereits ausreichend, dass die E-Mail mit einer Signatur versehen wird, die aus Firmenname und Anschrift sowie Name des Absenders besteht.
- Die fortgeschrittene Signatur: Hier gilt es gleich mehrere Bedingungen zu erfüllen:
o Die Signatur muss verschlüsselt übertragen werden, um den Unterzeichner eindeutig identifizieren zu können.
o Dafür kommen asymmetrische Schlüsselverfahren zum Einsatz bzw. PGP (Pretty Good Privacy).
o Die Daten können mit einem beglaubigten Zertifikat versendet werden, das alle notwendigen Daten zum Absender enthält.
- Die qualifizierte Signatur: Diese entspricht der handgeschriebenen Unterschrift
o Die Übermittlung der Signatur sowie deren Archivierung muss mit einem kryptografischen Verfahren erfolgen. Dadurch wird eine nachträgliche Veränderung erkennbar und nachvollziehbar.
o Die Signatur erfolgt Zertifikats-basiert und es ist ein qualifiziertes Zertifikat notwendig, dass von einem entsprechenden Anbieter stammt.
Eine sichere Signaturerstellungseinheit (SSEE) ermöglicht die Erstellung einer solch qualifizierten elektronischen Unterschrift. Vor allem in Behörden und Firmen kommt diese Art der elektronischen Signatur zum Einsatz.
Wann ist eine elektronische Unterschrift rechtssicher?
Jeder Vertragspartner darf für sich selbst entscheiden, welche Art der elektronischen Signatur für rechtsgültig anerkannt wird. Die einfache elektronische Signatur ist in den meisten Fällen des Geschäftslebens und im bürgerlichen Leben ausreichend.
Zu beachten gilt, dass der Gesetzgeber einige Ausnahmen vorgibt, und diese im Gesetz genau definiert.
Welche Verträge dürfen mit einer digitalen Signatur unterschrieben werden?
Elektronische Unterschriften sind immer dann erlaubt bzw. zulässig, wenn das Gesetz dafür keine bestimmte Form vorschreibt. Dabei kann es sich bspw. handeln um:
- Geschäftsbriefe
- Stornierungen
- Bestellungen
- Aufträge
- Willenserklärungen
- Rechnungen
- Die meisten Kaufverträge
Wenn der Gesetzgeber die Schriftform vorgibt, so muss zwangsläufig eine qualifizierte elektronische Signatur eingesetzt werden, um so beide Vertragspartner besonders zu schützen.
- Bürgschaft einer natürlichen Person § 766 BGB
- Schuldversprechen und Schuldanerkenntnis gemäß § 780 und 781 BGB
- Mietvertrag über ein Jahr gemäß §§ 550, 578 Abs. 2 BGB
Fazit: Elektronische bzw. digitale Signaturen haben eine große Zukunft vor sich
Aufgrund der unterschiedlichen Arten, in der eine elektronische Signatur erfolgen kann, wird nicht nur die Sicherheit vor Fälschungen geboten, sondern es ist zugleich möglich selbst später noch den Urheber der Unterschrift zweifelsfrei zu identifizieren.
Digitale Unterschriften und elektronische Signaturen sind auf dem Vormarsch und es ist davon auszugehen, dass diese sich immer weiter in der Geschäftswelt sowie im privaten Leben durchsetzen werden. Durch die wachsende Zahl an Services und Dienstleistungen, die am Markt tätig sind, wird die Nutzung dieser Art der Unterschrift vorangetrieben.
