
Noch immer sind viele Branchen auf Papier angewiesen: im Vertrieb, Personalwesen, in der Immobilienwirtschaft und vielen anderen Bereichen. Damit eine Rechtsverbindlichkeit sichergestellt ist, wird ein unterschriebener Vertrag benötigt. Allerdings setzen sich die papierlosen Büros immer weiter durch und die E-Mails, in denen Verträge und andere Dokumente versendet werden, ersetzen den herkömmlichen Versand per Post. Diese Unterlagen werden digital signiert, wobei es allerdings einiges zu beachten gibt.
E-Mails ersetzen den herkömmlichen Postweg
Es ist nicht zu verleugnen, dass E-Commerce und E-Government unaufhaltsam auf dem Vormarsch sind. Heute landet einfach alles im E-Mail-Postfach: vom Kreditantrag bis hin zu den Unterlagen für den nächsten Urlaub. Allerdings hat die gute alte handschriftliche Unterschrift noch lang nicht ausgedient – zumindest nicht überall. Wer ein Dokument digital unterzeichnen möchte, der kann dies ohne Problem tun.. Damit eine elektronische Signatur letztendlich rechtsverbindlich ist und unanfechtbar wird, ist es notwendig, dass diese unterschiedlichen Anforderungen entspricht:- Sie muss unverwechselbar sein und
- sie muss dafür stehen, dass von der unterzeichnenden Person eine Absichtserklärung abgegeben wurde.
Dokumente elektronisch signieren – Verträge einfach abschließen
Die genauen Anforderungen die an eine elektronische Signatur gestellt werden, sind in der eIDAS-Verordnung (Electronic Identification And Trust Services) genau geregelt. Durch diese Verordnung soll eine einheitliche Regelung für digitale Transaktionen in der EU geschaffen werden. Dabei wird zwischen drei Arten unterschieden. Jede dieser Unterschriften sind für verschiedene digitale Transaktionen einsetzbar und zugelassen.- Die einfache Signatur: Sie ist die niedrigste Stufe und dient dazu, dem anderen zu zeigen, wer die E-Mail abgesendet hat. Einsetzbar ist diese zum Versand von bspw. Genehmigung von Urlaub oder der Reisekostenabrechnung. Hier ist es bereits ausreichend, dass die E-Mail mit einer Signatur versehen wird, die aus Firmenname und Anschrift sowie Name des Absenders besteht.
- Die fortgeschrittene Signatur: Hier gilt es gleich mehrere Bedingungen zu erfüllen:
- Die qualifizierte Signatur: Diese entspricht der handgeschriebenen Unterschrift
Wann ist eine elektronische Unterschrift rechtssicher?
Jeder Vertragspartner darf für sich selbst entscheiden, welche Art der elektronischen Signatur für rechtsgültig anerkannt wird. Die einfache elektronische Signatur ist in den meisten Fällen des Geschäftslebens und im bürgerlichen Leben ausreichend. Zu beachten gilt, dass der Gesetzgeber einige Ausnahmen vorgibt, und diese im Gesetz genau definiert.Welche Verträge dürfen mit einer digitalen Signatur unterschrieben werden?
Elektronische Unterschriften sind immer dann erlaubt bzw. zulässig, wenn das Gesetz dafür keine bestimmte Form vorschreibt. Dabei kann es sich bspw. handeln um:- Geschäftsbriefe
- Stornierungen
- Bestellungen
- Aufträge
- Willenserklärungen
- Rechnungen
- Die meisten Kaufverträge
- Bürgschaft einer natürlichen Person § 766 BGB
- Schuldversprechen und Schuldanerkenntnis gemäß § 780 und 781 BGB
- Mietvertrag über ein Jahr gemäß §§ 550, 578 Abs. 2 BGB